Datenquelle: Fragebogen Bereich Ost 1996

Welches Wissen haben wir im Unternehmen

Explizites versus Inplizites Wissen

Systematischer Transfer innerhalb des Unternehmens

Wie gerne sind Sie bereit Ihr eigenes erarbeitetes Wissen und Ihre Erfahrung den Kollegen zur Verfügung zu stellen?

Systematische Wissensaqisition von außen

Aus welchen Quellen (intern oder extern) bezieht das Unternehmen hauptsächlich sein Wissen?

Erzeugen wir neues Wissen

Wie stark schätzen Sie Ihren eigenen Anteil am Aufbau des Unternehmenswissens ein?

Nutzen wir die Technologie zum Wissenserwerb

Wären Sie bereit Ihr persönlich erworbenes Wissen (spezielle Problemlösungen) im OKA-eigenen Computernetzwerk zu hinterlegen?

Ermutigen wir Mitarbeiter zur Wissensweitergabe

Unter der Voraussetzung es gäbe eine OKA-interne Datenbank am PC-Netz, würden Sie dann für Ihren betrieblichen Aufgabenbereich darin nach Lösungen von Problemen suchen?

Unterstützt das Management den Wissenstransfer

Angenommen das Untenehmen würde über eine interne Datenbank im PC-Netz Informationen - wie etwa: Pressespiegel, Unternehmensdaten, Betriebliches Vorschlagwesen, etc. - zur Verfügung stellen. Könnten Sie sich vorstellen, daß Sie davon Gebrauch machen?

Verwenden wir Metaphern zur Wissensweitergabe

Historisch wurden Metaphern häufig verwendet um schwer erklärbares wie z.B.Natur, Gott, usw. jedermann zugänglich zu machen. Zwischzeitlich hat sich die Gesellschaft und ihre Technologie ebenso weit entwickelt, daß man hier auch ohne Metaphern kaum auskommen wird.

Im Prinzip ist eine Metapher eine Projektion von noch "Unbekanntem in der Welt des Lernens" in bereits "Bekanntes aus der Welt des Lernens". Voraussetzung für das Funktionieren dieser Methodik ist, daß es sich jeweils um die gleiche Struktur handelt.

Im Unternehmen laufen viele entstandene Metaphern und auch einige Wenige Konstruierte wie zum Beispiel die "Die Reise des Willi" im Excel Grundkurs.

Enterprise Map - Prozeßorientierung im Unternehmen

Wissen

Regeln und Inhalte

Lernende Organisation

Handlungen die Individuen ausführen werden oft nach dem T.O.T.E Modell beschrieben. Dabei wird eine Tätigkeit (ob groß = Mondlandung oder klein =Mauszeiger bewegen) durch einen INPUT angestoßen. Sofort danach wird gefragt = TEST ob das Ziel schon erreicht ist. Wenn nein wird auf OPERATE verzweigt und die notwendige Handlung ausgeführt. Ein weiterer TEST zeigt dann ob das Ziel nun erreicht ist oder ob noch einmal nach OPERTAE verzweigt werden muß. Ist der TEST positiv wird über EXIT das T.O.T.E. verlassen.

Organisationen sind wie die Menschen auch lernfähig. Dieser Prozeß wird hier anhand der logischen Ebenen des Lernens nach Gregory Bateson dargestellt.

Dabei ist Lernen auf der Stufe 0 reines Reiz- Reaktionslernen. Sollte dabei eine Aufgabenstellung nicht gelöst werden, so wird diese mit den selben Mitteln so oft wiederholt bis ein Erfolg eintritt.

Wenn der Rasenmäher nicht anspringt dann ziehen Sie solange an der Startschnur bis er schließlich doch tut.

Auf der Stufe 1 werden zur Problemlösung auch andere Mittel herangezogen. Diese entstammen jedoch immer noch der selben Kategorie.

Wenn der Rasenmäher noch immer nicht anspringt kann entweder die Zündkerze verschmutzt, kein Benzin drinnen oder der Vergaser verlegt sein.

Auf der Stufe 2 werden die Lösungsalternativen aus einer anderen Menge herausgenommen.

Wenn der Rasenmäher dann noch immer nicht anspringt könnte man anstelle des Rasens eine Blumenwiese anlegen, alles zupflastern oderGemüsegarten anlegen.

Knowledge Management

Obiges Bild zeigt den Zusammenhang zwischen dem real existiredem Wissen und dessen Abbildung am Intranet. Als Bindeglied dazwischen fungiert die Systemtheorie nach Gregory Bateson bzw. der Knowledge Ansatz von Balasubramanian (Englisch).

Rules: Darunter versteht man die individuellen und einzelnen Wissenselemente eines Menschen. Am Intranet werden dieses in Form von Nodes dargestellt. Nodes sind im Idealfall Informationen die auf einer Bildschirmseite dargestellbar sind.

Skills: Durch die Vernetzung der einzelnen Wissenselemente sowohl intra- als auch interpersonell entstehen Skills. Fähigkeiten und Fertigkeiten sind immer eine Verknüpfung von Rules. Im Intranet werden die Nodes untereinander mit Links verbunden. Links sind dann einzubauen wenn eine Node alleine zuwenig ist.

Know How: Wird definiert als die Fähigkeit einzelne Rules dem Bedarf anzupassen oder auszutauschen. So kann theoretisches Wissen dem praktischen Bedarf entsprechend angepaßt werden. Am Intranet gibt es keine Standardtechnologie dafür. Als geeignet erscheint eine Feedback- Einrichtung in Form von e-mails.

Expertise: Ist die Reflexion darüber wie Wissen zusammengefügt werden kann. Unendlich viele Pfade sind möglich. Intranet bietet dazu keine spezielle Technologie. Lediglich der Anwender des Netzes kann seine Individuellen Pfade legen

Organisation in Lernmodulen

In Anlehnung an das theoretische Modell werden Schulungsunterlagen (explizites Wissen) als Module im Netz abgelegt. Darüber liegen dann die Pfade die notwendig sind um zum Beispiel die Schaltberechtigung zu bekommen. Besonders beachtet muß hier der interne Aufbau der Module werden. So ist es notwendig, daß jedes Modul über eine Zieldefinition, eine Inhaltsbeschreibung sowie den Vermittler und die Methoden verfügt. Wesentlich für jedes Wissensmodul ist ein Check. Dieses Instrument dient jedem einzelnem über das Modul zu reflektieren und so zu Expertenwissen zu gelangen.

Entscheidungsantrag vom 21. 4. 1997

Einführung eines Knowledge Management
auf Basis Intranet

• Ausgangssituation

Das Unternehmen wird in den nächsten Jahren durch den Abgang vieler Mitarbeiter belastet. Wissen das an die Person des Mitarbeiters gebunden ist geht dadurch sehr leicht verloren. Es muß daher in erster Linie sichergestellt werden, daß dieses im Haus bleibt und von nachrückenden Kollegen genutzt werden kann. Auf Grund rasanter technologischer Veränderungen müssen Mitarbeiter vermehrt und kurzfristig auf Informationen zugreifen können. Es wird so immer schwieriger auf Vorrat oder für die Zukunft zu lernen. Aus diesen beiden genannten Gründen erscheint es dringend notwendig im Unternehmen ein Knowledge Management zu installieren. Organisatorisch wird vorgeschlagen dies in der Abteilung PA anzusiedeln. Als Medium empfiehlt sich ein auf Intranet Technologie basierendes Netz. Ausgehend vom bereits exisierenden Corporate Network ist der Aufwand dafür als eher gering einzustufen.

• Vorprojekt

Zum gegenständlichen Thema wurde von Manfred Litzlbauer im Rahmen des MBA Lehrganges eine Projektarbeit durchgeführt (siehe Beilage). Dabei wurde neben den theoretischen, technischen und praktischen Aspekten eine Untersuchung über den Umgang mit Wissen im Unternehmen durchgeführt. Daraus ist ersichtlich, daß die Mitarbeiter grundsätzlich bereit sind sich dafür zu engagieren. Zwischenzeitlich steht in der Abteilung PA eine Grafikworkstation zur Entwicklung von hochwertigen HTML Seiten zur Verfügung. Damit wurden erste Prototypen entwickelt, die dann in der weiteren Folge auch eingesetzt werden können. Weiters wurde mit einer kleinen Anwendergruppe ein HTML Kurs im Umfang eines Tages abgehalten. Vorläufig letzte Maßnahme war eine Informationsveranstaltung über Inter/Intranet für Abteilungsleiter und Entscheidungsträger.

• Projektablauf

Das Projekt "Knowledge Management" kann in eine kurze Einführungsphase und eine dauerhafte Anwendungsphase unterteilt werden. Die Einführung wird von einer kleinen Projektgruppe aus folgenden Mitarbeitern realisiert:

Die Einführungsphase endet mit einer Schulung der Mitarbeiter. Wie die Erfahrungen aus anderen Unternehmen (Siemens) gezeigt haben, ist auch dann immer noch ein Bedarf an internen Marketingmaßnahmen notwendig. Vor allem ist es wichtig permanent den Informationsbedarf der Mitarbeiter zu erheben. Daraus sind dann geeignete Web- Seiten zu entwickeln und anzubieten. Für die Wartung von Inhalten am Knowledge Network ist es wichtig jedes Modul (Page) mit einer Feedback Einrichtung auszustatten. Nur so ist es möglich die Information benutzergerecht anzubieten. Die Abteilung PA wird mit Hr. Großauer diese Aktivitäten kontinuierlich fortsetzen. Seitens der Abteilungen IV/KT ist für den Betrieb und die Benutzerverwaltung zu sorgen. Allen jenen Mitarbeitern, die Interesse haben und auch in der Lage sind, sollte es ermöglicht werden ihre Dokumente in HTML Format zu erstellen und am Intranet Server abzulegen. Entsprechende Rahmenbedingungen sind von der Projektgruppe festzulegen.

• Teilprojekte

Das Gesamtprojekt soll von möglichst allen Abteilungen mitgetragen sein. In der Einführungsphase werden jedoch nur jene Abteilungen mitarbeiten die als Entwickler wie Abt. IV, KT, PA und Grafik die Systemumgebung errichten. Gleichzeitig ist es aber auch notwendig bereits zum Einführungszeitpunkt über Inhalte zu verfügen, die dem Anwender die Leistungsfähigkeit des Systems anschaulich machen. Deshalb werden Informationen wie Pressespiegel, Schulungsunterlagen, gemeinsame Normen, Unternehmensinformation, usw. parallel in HTML entwickelt.

In der folgenden Tabelle sind alle jene notwendigen Teilprojekte aufgelistet, die in sich abgeschlossen sein müssen um mit 3. November 1997 produktiv zu werden.

Obiger Personalaufwand ist zwischen Projektleitung, den beteiligten Mitarbeitern sowie den verantwortlichen Führungskräften abgesprochen. Die Leistungen werden innerhalb des Zeitplanes so erbracht, daß der Einführungszeitpunkt eingehalten werden kann.

• Kosten

Im wesentlichen setzen sich die Kosten aus obigen Personalaufwand zusammen. Wobei ausdrücklich festzuhalten ist, daß ein Großteil dieser Arbeiten auch ohne dem gegenständlichen Projekt zu erledigen sind. Die zu produzierten Dokumente sind aktuell im HTML Format zu generieren.

Wirtschaftlichkeitsberechnungen werden an dieser Stelle nicht angestellt, da aus Referenzen (Siemens, GM) ein ROI von unter einem Jahr beziffert wird. Alleine die Einsparung aus Kopierkosten für Pressespiegel und Schulugsunterlagen legen dieses Projekt nahe.

Zusätzliche ausgabewirksame Kosten entstehen durch Anschaffung verschiedener Systemkomponenten seitens der Abteilung IV sowie durch Schulung von Projektmitarbeitern.

• Einführung und Schulung

Erstmalig wird das Projekt im Rahmen der SRT - Tagung am 15 Oktober 1997 den internen Referenten und Trainern vorgestellt. Eine in diesem Zeitraum fallenden Führungskräfte - Information soll ebenfalls dazu herangezogen werden.

Die tatsächliche Einschulung aller Mitarbeiter erfolgt über Mediatoren und unter zu Hilfenahme von E-Mail. Dazu wird je ein Mitarbeiter aus allen Abteilungen und Außenstellen für jeweils vier Stunden in die internen EDV Schulungsräume eingeladen. Sinnvollerweise wird dies sowohl zur Unterweisung im Umgang mit E-Mail und Intranet genutzt (Sofern die Einführung des E-Mail in diesem Zeitraum verlegt werden kann). Die so geschulten Mitarbeiter geben das gelernte dann unmittelbar an ihre Kollegen weiter. Für weitere Fragen stehen dann über E-Mail Hr. Harald Großauer Abt.PA und der Helpdesk der Abt. IV zur Verfügung. Ein eventuell zu diesem Zeitpunkt laufendes Projekt "Unternehmenskultur" ist dann ebenfalls in das Knowledge Management einzubinden.

Startprojekt Juli bis November 1997